Thỉnh thoảng bạn có thấy mình dùng toàn bộ thời gian để kiểm soát khủng hoảng không? Rằng cuộc sống của bạn cơ bản là dành để “chữa hết đám cháy này đến đám cháy khác” không?
Vào cuối ngày, bạn có cảm thấy hoàn toàn kiệt sức, nhưng không thể xác định mình đã đạt được thành tích gì có ý nghĩa thực sự?
Có một nguyên tắc đã dẫn dắt Dwight D. Eisenhower trong suốt sự nghiệp thành công vang dội với vai trò là một vị tướng và một tổng thống:
“Những gì quan trọng thì hiếm khi khẩn cấp và những gì khẩn cấp thì hiếm khi quan trọng.”
Vậy khẩn cấp và quan trọng khác nhau thế nào?
Công việc khẩn cấp là công việc đó cần được chú ý ngay lập tức. Đây là những việc ta cần làm “ngay bây giờ”. Các công việc khẩn cấp đặt chúng ta vào trạng thái phản ứng đặc trưng là lối suy nghĩ đề phòng, tiêu cực, vội vàng và hạn hẹp.
Công việc quan trọng là những điều góp phần vào việc thực hiện nhiệm vụ, giá trị, mục tiêu lâu dài của chúng ta. Đôi khi công việc quan trọng cũng cần gấp, nhưng thường thì không như thế. Khi tập trung vào những hoạt động quan trọng, chúng ta làm việc với trạng thái phản ứng nhanh đồng thời giúp ta giữ bình tĩnh, lý trí, và cởi mở trước những cơ hội mới.
Tuy vậy, hầu hết chúng ta thường xuyên mắc sai lầm khi tin rằng tất cả những việc gấp thì đều quan trọng. Xu hướng này dường như khởi nguồn từ lịch sử tiến hóa của chúng ta; tổ tiên ta tập trung hơn vào các mối quan tâm ngắn hạn thay vì những kế hoạch lâu dài.
Các công nghệ hiện đại liên tục xuất hiện trước chúng ta với những thông tin càng củng cố thêm tư tưởng đã khắc sâu này. Các công nghệ kích thích phản ứng khiến chúng ta xem tất cả các thông tin đều là khẩn cấp và bức bách.
Trong cuộc sống của chính mình, ta bị kiệt sức và trì trệ. Nhà tư tưởng kinh doanh – Stephen Covey đã truyền bá Nguyên tắc Ra quyết định của Eisenhower trong cuốn sách mang tên 7 Thói Quen của Người Làm Việc Hiệu Quả Cao (The 7 Habits of Highly Effective People). Ma trận bao gồm một hình vuông được chia làm 4 hộp được quy định như sau:
• Phần tư thứ nhất: Khẩn cấp và Quan trọng
• Phần tư thứ hai: Không Khẩn cấp và Quan trọng
• Phần tư thứ ba: Khẩn cấp và Không Quan trọng
• Phần tư thứ tư: Không Khẩn cấp và Không Quan trọng
I. Khấn cấp và Quan trọng
Những việc ở phần tư thứ nhất vừa khẩn cấp vừa quan trọng. Chúng là những việc đòi hỏi sự quan tâm tức thì, cũng như việc chúng ta phải hoạt động để hoàn thành mục tiêu và nhiệm vụ lâu dài trong cuộc sống.
Các công việc trong phần tư thứ nhất thường bao gồm khủng hoảng, vấn đề và các hạn định.
Sau đây là một vài ví dụ tiêu biểu cho các công việc Khẩn cấp và Quan trọng:
– Email mời làm việc, một cơ hội kinh doanh mới yêu cầu bạn hành động ngay,…
– Đến hạn nộp luận văn
– Người nhà đang cấp cứu
– Công việc nhà
– Bạn bị lên cơn đau tim và phải nằm viện
– Bạn nhận được cuộc gọi từ hiệu trưởng trường con bạn học, bảo rằng họ phải gặp bạn để nói về hành vi của thằng bé
Với một chút kế hoạch và tổ chức, nhiều công việc ở phần tư thứ nhất có thể được hoàn tất hiệu quả hơn hoặc thậm chí xử lý triệt để. Thay vì chờ đến phút cuối để làm luận văn thì bạn có thể sắp xếp thời gian để hoàn tất nó trước một tuần. Thay vì chờ đến khi đồ trong nhà hư và cần được sửa chữa thì bạn nên lập một kế hoạch bảo trì định kỳ.
Dù không bao giờ có thể loại bỏ hoàn toàn các việc khẩn cấp và quan trọng, nhưng chỉ cần chủ động một chút thì chúng ta có thể giảm thiểu chúng đáng kể và dành nhiều thời gian hơn cho phần tư thứ hai.
II. Không Khẩn cấp nhưng Quan trọng
Những việc ở phần tư thứ hai là các hoạt động không có thời hạn cấp bách, nhưng vẫn giúp bạn đạt được mục tiêu cá nhân, học tập, và làm việc quan trọng của mình, cũng như hoàn thành mục tiêu tổng thể của một đời người.
Công việc phần tư thứ hai thường xoay quanh việc củng cố các mối quan hệ, lên kế hoạch cho tương lai, và cải thiện bản thân.
Chúng ta nên chú ý dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động trong phần tư thứ hai vì những việc đó mang lại cho ta hạnh phúc, sự trọn vẹn và thành công lâu dài. Không may là có vài thách thức quan trọng ngăn cản chúng ta:
– Bạn không biết điều gì là thực sự quan trọng đối với chính mình. Nếu không biết mục tiêu nào là quan trọng nhất với bạn thì hiển nhiên bạn sẽ không biết mình nên dành thời gian ra sao để đạt được mục tiêu đó.
– Sự thiên vị hiện tại: Tất cả chúng ta đều có xu hướng tập trung vào bất cứ thứ gì hiện đang cấp bách nhất. Hành động này là mặc định đối với chúng ta. Khi thời hạn công việc không xuất hiện rõ ràng trong đầu ta thì thật khó để có động lực làm việc.
Vì các hoạt động phần tư thứ hai không thúc ép chúng ta phải quan tâm, chúng ta thường đặt chúng bên lề cuộc sống và tự nói với bản thân rằng: “Mình sẽ thực hiện chúng vào một ngày nào đó sau khi mình xử lý xong mấy chuyện khẩn cấp.” Thậm chí ta còn trì hoãn việc tìm hiểu xem điều gì là quan trọng nhất trong cuộc sống. Nhưng một ngày nào đó sẽ không bao giờ đến.
III. Khẩn cấp nhưng Không Quan trọng
Những công việc ở phần tư thứ ba là các hoạt động đòi hỏi sự quan tâm của chúng ta ngay bây giờ (khẩn cấp) nhưng không giúp ta đạt được mục tiêu hay hoàn thành nhiệm vụ (không quan trọng). Hầu hết công việc phần tư thứ ba là những lần gián đoạn gây ra bởi người khác và thường liên quan đến việc giúp đỡ họ đạt được mục tiêu hay hoàn thành những việc ưu tiên của bản thân họ:
– Điện thoại gọi đến
– Tin nhắn
– Hầu hết các email (một số email có thể khẩn cấp và quan trọng)
– Một đồng nghiệp ghé qua bàn của bạn để nhờ vả, trong khi bạn đang phải ưu tiên làm việc quan trọng
– Một nhân viên cũ nhờ bạn viết một lá thư giới thiệu cho anh ta (có lẽ nó quan trọng với anh ấy, nhưng thực tế thì hắn là không quan trọng đối với bạn)
Theo Covey, nhiều người dành hết thời gian của họ cho công việc ở phần tư thứ ba trong khi nghĩ là mình đang làm những việc phần tư thứ nhất. Do việc phần tư thứ ba là giúp đỡ người khác, họ cảm thấy chúng chắc chắn phải quan trọng. Thêm nữa, chúng cũng thường là những công việc hữu hình, hoàn thành nó đem lại cho họ cảm giác thỏa mãn khi gạch bỏ một việc nào đó khỏi danh sách của mình.
Nhưng dù việc phần tư thứ ba có thể quan trọng với người khác, chúng lại không quan trọng với bạn. Người dành quá nhiều thời gian thực hiện các việc Khẩn cấp nhưng Không Quan trọng thường mắc “Hội chứng người tốt” và luôn muốn làm hài lòng người khác trong khi cái giá phải trả là hạnh phúc của chính họ.
IV. Không Khẩn cấp và Không Quan trọng
Các công việc phần thứ tư thì không khẩn cấp lẫn không quan trọng. Tôi thích gọi chúng là những hoạt động “gây nhiễu”. Hoạt động ở phần tư thứ tư thì không cấp bách mà cũng chẳng giúp bạn đạt được mục tiêu lâu dài hay sứ mệnh của mình. Chúng chủ yếu làm bạn bị xao lãng.
Các ví dụ tiêu biểu cho Việc Không Khẩn cấp và Không Quan trọng bao gồm:
– Xem TV
– Lướt mạng một cách vô thức
– Chơi trò chơi điện tử
– Lướt Facebook, Twitter, Instagram
– Nghiện mua sắm
Tôi nghĩ nếu hầu hết chúng ta tự kiểm tra lại thời gian của chính mình, ta sẽ phát hiện mình đã dành quá nhiều thời gian cho các hoạt động phần tư thứ tư. Tôi chắc rằng hầu hết chúng ta đều có những thời điểm “Mình đang lãng phí cuộc đời” sau khi dành hàng tiếng đồng hồ lướt web, và nhận ra mình đã có thể dành thời gian đó để theo đuổi những mục tiêu cao quý của cuộc đời.
Bạn cần phải loại bỏ hoàn toàn các hoạt động phần tư thứ tư ra khỏi đời mình. Sau một ngày bận rộn và làm việc quần quật, lướt web ngẫu nhiên hay xem chương trình TV ưa thích khoảng nửa tiếng chính là những gì cần thiết cho bộ não giải tỏa.
Thay vì muốn hoàn toàn loại bỏ những việc Không Khẩn cấp và Không Quan trọng, hãy chỉ dành một lượng thời gian nhất định cho chúng. Ít hơn hoặc bằng 5% thời gian sinh hoạt là một mục tiêu phù hợp.
Theo Nhịp Sống Kinh Tế/AOM
